W każdej firmie w ciągu roku wytwarza się dosłownie tysiące dokumentów papierowych, z którymi następnie trzeba coś zrobić. Dziedzina, która zajmuje się dokumentami niemającymi pilnego zastosowania to archiwizacja dokumentów. Jakie są wytyczne jej dotyczące i co warto wiedzieć na temat archiwizowania?
Prawidłowa archiwizacja dokumentów — jakie wymogi prawne trzeba spełnić?
Jeśli chodzi o temat, jakim jest archiwizowanie dokumentów, trzeba przede wszystkim pamiętać, że najważniejsze wytyczne to te, które wynikają z wymogów prawnych. Ich lista jest naprawdę długa i dokumenty, które trzeba archiwizować, by pozostawać w zgodzie z prawem, są tworzone w naprawdę sporej ilości w każdym przedsiębiorstwie. Archiwizacja wymagana jest na przykład w wypadku dokumentów księgowych, które są tworzone przez każdą firmę.
Równie ważne, co wiedza na temat tego, jakich dokumentów archiwizacja jest wymagana, jest to, jak długo muszą być przechowywane. Tutaj akta dzieli się na dwie kategorie. Mówimy o kategorii A oraz B. Kategoria A to tak zwana dokumentacja archiwalna. Musi być ona przechowywana wieczyście i dotyczy to takich dokumentów jak na przykład akty notarialne, czy też dokumentacja sądowa. Kategoria B to z kolei tak zwana dokumentacja niearchiwalna, którą po pewnym czasie można zwyczajnie zniszczyć. Zaliczamy tutaj dokumentację księgową, pracowniczą lub powiązaną z ZUSem.
Jakie są etapy prawidłowej archiwizacji dokumentów?
Każda prawidłowa archiwizacja dokumentów powinna rozpoczynać się od posegregowania, oznaczenia oraz pogrupowania dokumentów. W ten sposób należy trzymać obok siebie akta podobne pod względem tematu lub rodzaju dokumentu. Dzięki temu wszystko będzie w jednym miejscu. Kolejny ważny etap to odpowiednie ułożenie tych dokumentów w grupach. Prawidłowa archiwizacja dokumentów zakłada bowiem, że wszystkie akta zostaną ułożone chronologicznie.
Gdy mamy już chronologicznie ułożone wszystkie dokumenty pora na spakowanie ich do specjalnych opakowań, kartonów i segregatorów. Każde z takich opakowań powinno być specjalnie oznaczone po to, by można było je łatwo odszukać w archiwum, gdy okaże się, że dokumenty w nim są nam potrzebne.
Nie można zapomnieć o tym, że archiwizacja dokumentacji polega również na zapewnieniu jej bezpieczeństwa. Archiwum musi więc być chronione przed niekorzystnymi czynnikami, a także osobami nieuprawnionymi.
Archiwizowanie dokumentów w bezpieczny sposób nie jest możliwe bez odpowiednich artykułów biurowych, dzięki którym dodatkowo ochronimy je przed zniszczeniem. Mowa tu o różnego rodzaju koszulkach, czy też teczkach dzięki którym papier zyskuje dodatkową warstwę ochronną przed różnego rodzaju zagrożeniami.
Niezwykle istotne jest także wykonanie kopii dokumentów, które mogą łatwo ulec zniszczeniu. Przykładem są paragony, których sposób wykonania sprawia, że nawet po krótkim czasie mogą stać się kompletnie nieczytelne. Taka kopia musi być zawsze wykonana w sposób inny niż oryginalny dokument, by mieć pewność, że również nie ulegnie zniszczeniu.
