Digitalizacja dokumentów – co warto o niej wiedzieć?

Digitalizacja dokumentacji firmowej to przekształcanie papierowej dokumentacji w format cyfrowy. Dzięki temu możliwe staje się zarządzanie dokumentami online. To proces, który nie tylko ułatwia obsługę dokumentów w firmie, ale również zapewnia ich bezpieczne przechowywanie oraz możliwość wykonywania kopii zapasowych. Dowiedz się więcej o tym procesie. 

Etapy procesu digitalizacji

Digitalizacja dokumentów to długi i kilkuetapowy proces, dlatego warto powierzyć to zadanie firmie, która posiada w tym doświadczenie. Jedną z nich znajdziesz na: https://procesy-biznesowe.impel.pl/zarzadzanie-dokumentami/digitalizacja-dokumentow/. 

Z jakich etapów składa się digitalizacja dokumentów? Firmy, specjalizujące się w tego typu usługach, wykonują na rzecz swoich klientów następujące czynności:

1. Przyjęcie dokumentów – proces rozpoczyna się od przyjęcia dokumentów, które następnie przygotowuje się do skanowania. Obejmuje to sortowanie, rozszycie, zapisanie danych oraz zapakowanie do kartonów.

2. Proces skanowania – następuje etap skanowania dokumentów, w którym tworzy się ich cyfrowe kopie zgodnie z założeniami digitalizacji.

3. Indeksowanie i optymalizacja – ważnym krokiem jest indeksowanie dokumentów, czyli przypisanie odpowiednich metadanych do każdego zeskanowanego egzemplarza. To umożliwia późniejsze łatwiejsze wyszukiwanie i porządkowanie danych. Optymalizacja obejmuje korektę jakości oraz formatowanie plików do odpowiednich formatów.

4. Backup i zabezpieczenie – na końcu procesu, tworzona jest kopia zapasowa, gwarantująca dodatkowe zabezpieczenie danych. W tym etapie sprawdza się także szczelność zabezpieczeń, by zapewnić bezpieczeństwo przechowywanych informacji.

Na rzecz kogo świadczone są usługi digitalizacji dokumentów?

Usługi digitalizacji świadczone są dla wszystkich firm, które muszą prowadzić dokładne archiwa dokumentacji. Wśród nich znalazły się:

• szpitale i placówki medyczne

• spółdzielnie i wspólnoty mieszkaniowe

• firmy handlowe i produkcyjne

• placówki oświatowe

• administracja publiczna i samorządowa

• kancelarie prawne

• firmy transportowe i logistyczne

• firmy finansowe

• firmy budowlane

Oprócz wymienionych powyżej instytucji, usługa ta może być świadczona na rzecz każdej innej firmy, która prowadzi rozbudowaną dokumentację. 

Dlaczego digitalizację dokumentów warto powierzyć specjalistom?

Digitalizację dokumentów warto powierzyć doświadczonym firmom specjalizującym się w tych usługach z kilku istotnych powodów:

• firmy posiadają niezbędną wiedzę i środki do przeprowadzenia skomplikowanego procesu digitalizacji. Dysponują nowoczesnymi skanerami, oprogramowaniem do indeksowania i optymalizacji danych, a także systemami bezpieczeństwa, co przekłada się na profesjonalne i skuteczne przetwarzanie dokumentów, 

• specjaliści w dziedzinie digitalizacji są dobrze zaznajomieni z obowiązującymi przepisami prawno-bezpieczeństwa, co jest kluczowe w kontekście przechowywania i przetwarzania danych firmowych. Dzięki temu klient ma pewność, że cały proces odbywa się zgodnie z normami prawno-etycznymi, co jest szczególnie istotne w przypadku dokumentów zawierających informacje poufne lub wrażliwe, 

• zlecając digitalizację dokumentów profesjonalistom, przedsiębiorstwo może skoncentrować się na swojej głównej działalności, zamiast poświęcać zasoby na organizację i przeprowadzanie procesu digitalizacji, 

• powierzenie digitalizacji dokumentów specjalistycznym firmom gwarantuje wysoką jakość i niezawodność całego procesu.